Apa itu Invoice? Ini Fungsi, Jenis, Contoh dan Cara Buatnya
Pondasi Cakar Ayam. Teknik Konstruksi Indonesia dan Detailnya
25 Maret 2023
Proses Akad Kredit KPR Lengkap dengan Syaratnya, Wajib Tahu!
25 Maret 2023Apa itu Invoice? Ini Fungsi, Jenis, Contoh dan Cara Buatnya
Dalam transaksi jual beli, sudah sewajarnya menyertakan bukti bayar demi keamanan transaksi antara dua pihak yang berkaitan. Invoice adalah salah satu dokumen yang bisa dijadikan bukti tersebut.
Contoh invoice biasanya menyerupai nota, namun tetap saja dalam bidang akuntansi keduanya punya perbedaan. Bukan hanya itu, invoice juga punya sejumlah jenis yang bisa disesuaikan dengan masing-masing keperluan pembayaran.
Lantas bagaimana penjelasan lengkap tentang perbedaan invoice dan nota? Ayo baca artikel Prospeku tentang apa itu invoice hingga cara membuat invoice berikut ini!
Apa itu Invoice?
Secara bahasa, faktur atau invoice adalah lembar daftar tagihan yang dikeluarkan penjual ke pembeli. Biasanya invoice muncul saat pembeli menyelesaikan pemesanan dan penjual mengirimkan pesanan tersebut.
Invoice adalah berkas yang erat kaitannya dengan akuntansi. Keberadaan invoice adalah faktor penting dalam rekam keuangan perusahaan. Sebab itu biasanya invoice cetak dibuat rangkap tiga untuk pembeli, penjual, dan cadangan. Karena demi menjaga keamanan kas masing-masing pihak terlibat.
Perbedaan Invoice dan Nota
Selama ini kita mengenal banyak bukti bayar seperti kwitansi, nota, dan invoice itu sendiri. Dari ketiganya, nota dan invoice adalah dua konsep yang sering jadi miskonsepsi di benak masyarakat.
Perbedaan invoice dan nota yang pertama adalah dari segi definisi. Nota merupakan tanda jual beli secara kontan, sedangkan invoice artinya rekam bayar dari pemesanan barang yang telah terlebih dahulu dilakukan.
Selain itu, dari segi kegunaan biasanya nota dapat diterbitkan oleh siapa saja. Dalam arti lain, bisnis perorangan atau badan usaha tidak kena pajak bisa memanfaatkan nota sebagai tanda terima uang. Sedangkan invoice adalah dokumen yang biasanya hanya digunakan perusahaan besar kena pajak.
Komponen dan Isi Invoice
Invoice adalah lembar rekaman transaksi yang komponennya lebih rumit jika dibandingkan nota atau bukti bayar lainnya. Hal ini karena invoice sangat erat kegunaannya dengan arus laporan keuangan perusahaan. Beberapa komponen dan isi invoice yang dimaksud yaitu:
- Tanggal terbit invoice
- Nomor invoice
- Nama dan alamat dua pihak terlibat
- Rincian barang atau jasa yang jadi objek transaksi, termasuk jumlah, harga satuan, dan total yang dibayarkan
- Diskon (opsional)
- Pajak
- Tanggal jatuh pembayaran
- Syarat dan ketentuan pembayaran (opsional)
- Sistem pembayaran yang dipilih seperti tunai, kredit, atau menggunakan debit card
Fungsi Invoice
Fungsi invoice adalah sebagai rekaman pembelian atas produk perusahaan. Di samping itu, ada sejumlah kegunaan lain yang bisa Anda ketahui dalam poin-poin fungsi invoice berikut ini:
- Transparansi keuangan antara penjual dan pembeli
- Rekam produksi perusahaan
- Bukti keluar masuk pesanan
- Untuk pembukuan
Jenis Invoice :
Secara umum, jenis invoice dibagi ke dalam tiga kategori utama yaitu invoice biasa, proforma, dan konsuler. Setiap jenis invoice tersebut punya definisi berbeda seperti yang dijelaskan dalam poin di bawah.
- Invoice biasa merupakan faktur transaksi sederhana yang biasanya berisi item yang dibeli, jumlah beli, harga satuan, dan harga total saja
- Invoice proforma adalah faktur sementara. Dalam arti lain, invoice ini bersifat sementara dan hanya diterbitkan saat klien melakukan pembayaran secara bertahap
- Invoice konsuler yaitu faktur khusus transaksi internasional seperti ekspor impor
Contoh Invoice
Sebagai gambaran, berikut ini contoh invoice untuk referensi perusahaan Anda.
Tips agar Invoice Berjalan Lancar
Tidak dapat dipungkiri, pemenuhan invoice atas satu pesanan klien seringkali mengalami keterlambatan pembayaran. Bagi penjual, tentu ini merupakan suatu masalah besar. Karena pengeluaran dalam kuantitas besar untuk proses produksi pesanan tersebut akan menghambat kas perusahaan. Untuk mengatasi hal tersebut, ini beberapa tips agar invoice berjalan lancar.
- Sertakan identitas instansi pada kop invoice agar penerima mengenali siapa pengirim faktur tersebut
- Informasi yang tertera dalam invoice singkat, jelas, dan mudah dimengerti
- Kirim invoice secepatnya setelah pengiriman barang dilakukan
- Tentukan tenggat waktu kurang dari 30 hari
- Sediakan sistem pembayaran yang fleksibel agar klien lebih mudah untuk menyelesaikan tagihan
- Tetapkan juga denda yang masuk akal jika terjadi keterlambatan pembayaran demi mendorong klien untuk membayar tagihan
- Coba beri potongan harga sekali tempo
- Mengirim pengingat secara berkala
Cara Membuat Invoice
Nah, beberapa informasi tentang apa itu invoice telah Anda dapat. Kini saatnya mengetahui cara membuat invoice agar implementasinya pada perusahaan bisa dilakukan dengan benar. Beberapa langkah cara membuat invoice yang bisa Anda lakukan yaitu:
- Menyisipkan logo dan nama perusahaan pada kop invoice
- Beri baris untuk menulis identitas penjual dan pembeli
- Buat tabel berisi nomor, nama produk, deskripsi, jumlah, satuan, harga (satuan), diskon, dan jumlah harga
- Sisipkan baris PPN dan total bayar
- Beri baris untuk catatan tambahan di bawah tabel jika diperlukan
- Jangan lupa beri keterangan tempat, waktu, tanda tangan, dan nama terang klien sebagai bukti sah invoice
Sumber : https://prospeku.com/artikel/invoice-adalah—3710
